Invitation to the Annual General Meeting of Co-Owners 2017
Millennium Residence Condominium Juristic Person
The last financial year was a milestone year in Millennium Residence Condominium’s short history. To maintain the MR as a first-rate condominium the collection of additional operation funds above the annual CAM fees were required. The normal escalation of costs over time as well as the aging of the property were the primary reasons to seek a CAM fee increase. However since a minimum 51% quorum could not be achieve at the AGM a Special Levy of 10 baht per square meter for 12 months was approved by the majority of attendees. In addition the Co-Owners approved a special one-time levy of 15 baht per square meter for the rectification of the swimming pool and deck replacement. We thank the vast majority of Co-Owners who have already the special levies’ for their property.
Nevertheless, there continue to be challenges to improve the efficient operation and management of the MR. There is consensus on the Board about how to implement the strategy. The MC has unanimously agrees to call for the Annual General Meeting of Co-Owner 2017. A very important item on the agenda is still the budget forecast. The MC has assessed our projected financial position and determined that there is still a need in the coming AGM to seek an increase in CAM Fees of THB10 per square meter per month for next financial year in order for MR to meet our ongoing financial commitments and continue to maintain the value of the property. Should there not be a 51% quorum necessary to increase the CAM Fees a Special Levy will submitted to the AGM for approval.
Regarding the outstanding Common Area Defects (CAD), we have not yet been able to settle the claim and the case has gone to trial. Many of the urgent structure defects have been rectified and many of the remaining CAD are aesthetic items such as green wall or fountain ponds that need to be revamped when budget is available. The single largest remaining defect is the replacement of the expansion joints for the exterior cladding of the building which is a very high expenditure and would require a Special Levy if the legal claim is not settled in favor of the MR.
On behalf of the MC, I would like to thank you, our valued Co-Owners, for trust and cooperation you have always shown to us and we hope that we can count on your continued support. I would like to invite you to join the 2017 AGM. The Agenda is provided below and we will endeavor to finish the meeting by 1.00 pm. Please also note that the AGM is a legally required business meeting for the Condominium for the purpose of processing the legal requirements of the Condominium Juristic Person/Bylaws. The AGM is not intended to be a forum for Co-Owners to raise various issues about their individual properties. These questions should be addressed in written communication to the BMO/JPM and/or the Board.
The meeting will be held as follows:-
Date: Saturday, June 10, 2017
Time: 8:30 a.m.– 9:30 a.m. Co-Owners’ Registration
9:30 a.m. – 1:00 p.m. Meeting Begins (Subject to Presented Attendance Quorum)
At: Party room 5th Floor of Millennium Residence Condominium Clubhouse.
| Agenda | Agenda | Voting |
| 1 | Chairman Opens the Meeting | – |
| 2 | Approval of the Minutes of Annual General Meeting of Co-Owners 2016 | Yes (majority of attendance) |
| 3 | Approval of the Audited Financial Report of 2016 | Yes (majority of attendance) |
| 4 | Appointment of the Financial Auditor & Fee | Yes (majority of attendance) |
| 5 | Selection of the Independent Audit Firm for the Management Review 3-Year Contract | Yes (majority of attendance) |
| 6 | Approval of the Renewal Contract for the Professional Engineer Consultant for 1 Year | Yes (majority of attendance) |
| 7 | Appointment of the Juristic Person Manager | Yes (>25% of total co-owner ratio) |
| 8 | Review of Annual Budget and 5-Year Plan | – |
| 9 | Approval of CAM Fee Increment 10 baht/sq.m. effective on 1 April 2018 onwards | Yes (>50% of total co-owner ratio) |
| 10 | Approval of Special Levy Supplement CAM Fee at 10 baht/sq.m. for 12 months effective from 1 April 2018 – 31 March 2019 | Yes (majority of attendance) |
| 11 | Election of additional Committee Member | Yes (majority of attendance) |
| 12 | Legal Update | – |
| 13 | Security Q&A | – |
| 14 | Operation and Management Report | – |
| 15 | Approval of the alteration of the parking spaces of unit 116/143 | Yes (>50% of total co-owner ratio) |
| 16 | Approval of the modification of unit 112/144 and 112/145 | Yes (>50% of total co-owner ratio) |
| 17 | General Q&A and Any Other Business | – |
Please confirm your attendance via e-mail message to assistant.mrc@ocsthailand.com or fax by Monday, June 05, 2017. In case you are unable to attend the meeting in person, please complete the enclosed proxy form to authorize meeting attendance & voting right. The proxy form and supporting documents should be faxed to +66 2259 1121 or send via registered mail to “Millennium Residence Condominium Juristic Person 118 Sukhumvit Soi 20, Sukhumvit Road, Klongtoey, Bangkok 10110.” or email. Should you have any questions, please kindly contact Building Management Office by phone at +66 2259 1122 ext. 5117.
PLEASE NOTE THE 2017 AGM BOOKLET (HARD COPY) HAS ALREADY BEEN DELIVERED IN YOUR MAILBOX.
Yours sincerely,
Millennium Residence Condominium Juristic Person
John M Gustke
Chairman of Management Committee
——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————
(มอบให้ด้วยมือหรือจัดส่งไปยังบ้านเลขที่ของท่านในอาคารมิลเลนเนียม เรสซิเดนท์)
วันที่ 1 มิถุนายน 2560
เรื่อง ขอเชิญเข้าร่วมประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมประจำปี 2560
นิติบุคคลอาคารชุดมิลเลนเนียม เรสซิเดนท์
เรียน ท่านเจ้าของร่วม
สิ่งที่ส่งมาด้วย
- เอกสารประกอบการประชุม (ขออภัยสำหรับข้อความ ในหน้าเลขที่ 111 และขอแก้ไขข้อความที่ถูกคือ “This agenda will be voted only in the Agenda 9have insufficient votes”)
2.เอกสารยืนยันการเข้าร่วมประชุม
- หนังสือมอบฉันทะ
จากประวัติความเป็นมาของอาคารชุดมิลเลนเนียม เรสซิเดนท์นั้น ปีงบประมาณล่าสุดของอาคารชุดฯ ถือได้ว่าเป็นปีที่สำคัญปีหนึ่ง มีการพิจารณาเรียกเก็บค่าใช้จ่ายส่วนกลางเพิ่มขึ้นเพื่อใช้ในการบำรุงรักษาอาคารชุดฯ เพื่อคงไว้ซึ่งความเป็นอาคารชุดระดับแนวหน้า การปรับขึ้นของค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นโดยตลอดประกอบอายุของอาคารอาคารนับตั้งแต่ก่อสร้างจนถึงปัจจุบันนั้นเป็นเหตุผลหลักที่ทำให้ต้องขึ้นค่าใช้จ่ายส่วนกลาง ซึ่งต้องมีคะแนนเสียงอนุมัติจากที่ประชุมใหญ่เจ้าของร่วมไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่งของจำนวนคะแนนเสียงเจ้าของร่วมทั้งหมด แต่เนื่องจากการประชุมใหญ่เจ้าของร่วมปีที่ผ่านมามีคะแนนเสียงผู้เข้าประชุมไม่ถึงกึ่งหนึ่งจึงไม่สามารถพิจารณาขึ้นค่าส่วนกลางได้ ที่ประชุมจึงมีมติอนุมัติด้วยเสียงข้างมากของผู้เข้าร่วมประชุมให้จัดเก็บเงินพิเศษในอัตรา 10 บาทต่อตารางเมตรล่วงหน้าเป็นระยะเวลา 12 เดือน นอกจากนี้ที่ประชุมยังมีมติอนุมัติด้วยเสียงข้างมากของผู้เข้าร่วมประชุมให้จัดเก็บเงินพิเศษเรียกเก็บเพียงครั้งเดียวในอัตรา 15 บาทต่อตารางเมตร สำหรับใช้ในการซ่อมสระว่าย และเปลี่ยนพื้นไม้ระแนงสระว่ายน้ำ ซึ่งเราขอขอบคุณท่านเจ้าของร่วมส่วนใหญ่ที่ได้ชำระเงินพิเศษดังกล่าวมาเรียบร้อยแล้ว
อย่างไรก็ตามยังคงมีความท้าทายในการปรับปรุงการดำเนินงานและการบริหารจัดการให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยคณะกรรมการฯ ได้กำหนดการจัดการเชิงกลยุทธ์ตลอดจนการใช้กลยุทธ์ต่างๆ ในการบริหาร และตามที่ประชุมคณะกรรมการมีมติเป็นเอกฉันท์ให้เรียกประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมประจำปี 2560 วาระที่สำคัญมากที่สุดก็ยังคงเป็นการวางแผนงบประมาณ ซึ่งเมื่อคณะกรรมการฯ ได้ประเมินสถานะทางการเงินของอาคารชุดฯและได้สรุปว่ายังจำเป็นต้องบรรจุวาระการขึ้นค่าส่วนกลางในอัตรา 10 บาทต่อตารางเมตรต่อเดือนในรอบปีบัญชีถัดไป เพื่อให้การบริหารจัดการทางการเงิน ดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง และเพื่อรักษามูลค่าของทรัพย์สินของอาคารชุดฯ อีกด้วย ทั้งนี้หากคะแนนเสียงของผู้เข้าร่วมประชุมไม่ถึงกึ่งหนึ่งของคะแนนเสียงเจ้าของร่วมทั้งหมด เราจำเป็นต้องเสนอที่ประชุมพิจารณาอนุมัติการเรียกเก็บเงินพิเศษแทนการขึ้นค่าส่วนกลาง
สำหรับเรื่องการซ่อมแซมความบกพร่องของพื้นที่ส่วนกลางที่ยังคงค้างอยู่นั้น ขณะนี้อยู่ระหว่างการดำเนินกระบวนการพิจารณาของคดี ทั้งนี้การแก้ไขซ่อมแซมความบกพร่องด้านโครงสร้างที่สำคัญเร่งด่วนได้ดำเนินการเรียบร้อยแล้ว งานคงค้างที่เหลือส่วนใหญ่เป็นงานด้านความสวยงามของอาคาร อาทิเช่น ผนังต้นไม้ บ่อน้ำพุ ที่จำเป็นต้องได้รับการปรับปรุงเมื่อมีงบประมาณเพียงพอ ความบกพร่องของพื้นที่ส่วนกลางที่ใหญ่ที่สุดชิ้นเดียวที่เหลือ คือการเปลี่ยนยางปิดรอยต่อของแผ่นอลูมิเนียมภายนอกของอาคารซึ่งมีค่าใช้จ่ายที่สูงมากและอาจมีความจำเป็นที่จะต้องจัดเก็บเงินพิเศษหากผลการเรียกร้องทางกฎหมายไม่เป็นไปตามความมุ่งหมายของเรา
ในนามของคณะกรรมการ ผมขอขอบคุณท่านเจ้าของร่วม ในความไว้วางใจและความร่วมมือที่คุณได้แสดงให้เราเห็นเสมอ และหวังเป็นอย่างยิ่งว่าเราจะได้รับการสนับสนุนจากท่านอย่างต่อเนื่อง ผมขอเรียนเชิญท่านเข้าร่วมประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมประจำปี 2560 โดยมีวาระการประชุมตามที่ระบุในหนังสือเชิญนี้ โดยจะพยายามดำเนินการประชุมให้เสร็จสิ้นภายในเวลา 13.00 น. อนึ่งการประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมประจำปีต้องจัดให้มีตามที่กฎหมายกำหนดไว้ เพื่อวัตถุประสงค์ในการดำเนินการตามข้อกำหนดทางกฎหมายของนิติบุคคลอาคารชุดฯ การประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อให้เจ้าของร่วมนำเสนอประเด็นปัญหาส่วนตัวเนื่องด้วยระยะเวลาที่จำกัด จึงขอให้ท่านนำเสนอปัญหาดังกล่าวเป็นลายลักษณ์อักษรต่อฝ่ายบริหารอาคารผู้จัดการนิติ และ/หรือคณะกรรมการ
รายละเอียดการประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมประจำปี 2560
วัน: วันเสาร์ที่ 10 มิถุนายน พ.ศ. 2560
เวลา: 08.30 น. – 09.30 น. ลงทะเบียน
09.30 น. – 13.00 น. เปิดประชุม (เมื่อครบองค์ประชุม)
สถานที่: ห้องจัดเลี้ยง ชั้น 5 อาคารสโมสร มิลเลนเนียม เรสซิเดนท์
| วาระที่ | วาระการประชุม | ลงคะแนนเสียง |
| 1 | ประธานที่ประชุมกล่าวเปิดประชุม | – |
| 2 | รับรองรายงานการประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมประจำปี 2559 | รับรองโดยเสียงข้างมากของผู้มาประชุม |
| 3 | พิจารณารับรองงบการเงินสิ้นสุด ณ วันที่ 31 มีนาคม 2560 | รับรองโดยเสียงข้างมากของผู้มาประชุม |
| 4 | พิจารณาแต่งตั้งผู้สอบบัญชีรับอนุญาตและค่าธรรมเนียมสำหรับปีสิ้นสุดวันที่ 31 มีนาคม 2561 | แต่งตั้งโดยเสียงข้างมากของผู้มาประชุม |
| 5 | คัดเลือกบริษัทผู้ตรวจสอบอิสระสำหรับงานสอบทานการบริหารการเงิน | คัดเลือกโดยเสียงข้างมากของผู้มาประชุม |
| 6 | พิจารณาอนุมัติต่อสัญญาที่ปรึกษาด้านงานวิศวกรรมเป็นระยะเวลา 1 ปี | อนุมัติโดยเสียงข้างมากของผู้มาประชุม |
| 7 | พิจารณาแต่งตั้งผู้จัดการนิติ | ต้องได้รับคะแนนเสียงไม่น้อยกว่าหนึ่งใน สี่ของจำนวนคะแนนเสียงของเจ้าของร่วมทั้งหมด |
| 8 | รายงานงบประมาณประจำปี และแผนงาน 5 ปี | – |
| 9 | พิจารณาอนุมัติปรับขึ้นค่าใช้จ่ายส่วนกลางเพิ่มในอัตรา 10 บาทต่อตารางเมตรต่อเดือน มีผลตั้งแต่วันที่ 1 เมษายน 2561 เป็นต้นไป | ต้องได้รับคะแนนเสียงไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่ง ของจำนวนคะแนนเสียงของเจ้าของร่วมทั้งหมด |
| 10 | พิจารณาอนุมัติเรียกเก็บเงินทุนพิเศษเพื่อบริหารจัดการ ในอัตรา 10 บาทต่อตารางเมตรต่อเดือน เป็นระยะเวลา 12 เดือน มีผลระหว่างวันที่ 1 เมษายน 2561 – 31 มีนาคม 2562 โดยการเรียกเก็บครั้งเดียว (กรณีวาระที่ 9 คะแนนเสียงไม่ครบตามกำหนด) | อนุมัติโดยเสียงข้างมากของผู้มาประชุม |
| 11 | พิจารณาแต่งตั้งกรรมการเพิ่มเติม | แต่งตั้งโดยเสียงข้างมากของผู้มาประชุม |
| 12 | รายงานความคืบหน้าคดีความ | – |
| 13 | ถาม-ตอบประเด็นด้านความปลอดภัย | – |
| 14 | รายงานความคืบหน้าคดีความ | – |
| 15 | พิจารณาอนุมัติย้ายช่องจอดรถของห้องชุดเลขที่ 116/143 | ต้องได้รับคะแนนเสียงไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่ง ของจำนวนคะแนนเสียงของเจ้าของร่วมทั้งหมด |
| 16 | พิจารณาอนุมัติอนุญาตให้เจ้าของร่วมห้อง 112/144 และ112/145 ทำการ ปรับปรุง เปลี่ยนแปลง หรือต่อเติมห้องชุดของตนเองที่มีผลกระทบต่อทรัพย์ส่วนกลาง | ต้องได้รับคะแนนเสียงไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่ง ของจำนวนคะแนนเสียงของเจ้าของร่วมทั้งหมด |
| 17 | ถาม-ตอบเรื่องทั่วไป และวาระอื่นๆ | – |
กรุณายืนยันการเข้าร่วมประชุมใหญ่สามัญเจ้าของร่วมประจำปี 2560 โดยส่งเอกสารยืนยันการเข้าร่วมประชุมของท่านทางอีเมล์ มายัง assistant.mrc@ocsthailand.com หรือทางโทรสารมายังนิติบุคคลอาคารชุดฯ ภายในวันจันทร์ที่
5 มิถุนายน 2560
กรณีที่ท่านไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ด้วยตนเอง ขอให้ท่านมอบฉันทะให้ตัวแทนเข้าร่วมประชุม และลงคะแนนเสียง โดยขอให้ส่งหนังสือมอบฉันทะ และเอกสารอ้างอิงทางโทรสารหมายเลข +66 2259 1121 หรือทางจดหมายลงทะเบียนถึง “นิติบุคคลอาคารชุดมิลเลนเนียม เรสซิเดนท์ 118 สุขุมวิทซอย 20 ถนนสุขุมวิท เขตคลองเตย กรุงเทพมหานคร 10110” หรือทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (อีเมลล์) หากมีข้อสงสัยประการใด กรุณาติดต่อฝ่ายบริหารอาคารฯ ทางโทรศัพท์ หมายเลข +66 2259 1122 ต่อ 5117
หมายเหตุ : เอกสารประกอบการประชุมฉบับจริงได้จัดส่งที่กล่องรับจดหมายของท่านเรียบร้อยแล้ว
ขอแสดงความนับถือ
(จอห์น กัสกี)
ประธานกรรมการนิติบุคคลอาคารชุดมิลเลนเนียม เรสซิเดนท์
